Hinnapäringute (RFQ) haldamise tarkvara

Probleem ja eesmärk

Kaubaomanikud väljastavad logistikaettevõtetele pikaajalisi hinnapäringuid ehk RFQ’sid, mille eesmärk on hankida rahvusvahelist transport-teenust. Need on globaalsed ning mahukad hinnapäringud peamiselt Excel formaadis, mille koordineerimine/vastamine on suurettevõtetele tõsiseks peavaluks. Samas on need hinnapäringud transpordi- ja logistikaettevõtetele oluliseks käibeallikaks. Parim praktika hinnapäringute haldusel baseerub täna peamiselt manuaalsele Exceli tööle mille suurimaks nõrkuseks on inimvead mis on põhjustatud peamiselt rohkest kirjavahetust ning automatiseeritud analüüsi puudumisest.

Sourcify rakenduse eesmärgiks on hindade kogumise automatiseerimine, konsolideerimine ning lisaväärtusena pakkuda erinevaid analüütilisi algoritme ja lisaks ka andmete valideerimisreegleid hinnapakkumiste kvaliteedi tõstmiseks.

Projekti kulg ja tehniline lahendus

Valminud on süsteem mis võimaldab logistikaettevõtte hankejuhil (Tender Manager) koostada hinnapäringu leht (RFQ – Request For Quotation). Hinnapäring sisaldab üldist infot kliendi kohta, tähtaegu (võimalik seada erinevatele osapooltele erinevad tähtajad) ning hinnapäringu faili (Rate card).

Logistikaettevõtte erinevate riikide osakonnad või partnerettevõtted saavad emailile teavituse koos lingiga. Riikidele on võimaldatud faili alla laadimine ning süsteemi poolt defineeritud väljade täitmine. Süsteem valideerib täidetud väljad üles laadimisel ning võimaldab riigil hinnapakkumised edastada. Süsteem konsolideerib kõik hinnapäringu failid kokku ning võimaldab sellega hankejuhil saada koondanud andmed erinevate riikide hinnapakkumistest. Hankejuhil on võimalik näha hinnapäringu failide progressi ehk millised riigid on oma hinnad juba edastanud ning millised mitte.

Loodud süsteem vähendab manuaalset tööd ning hoiab aega kokku. Võimaldab süsteemipoolset valideerimist ning vähendab seeläbi vigaste või puudulike andmete esitamist. Lisaks on süsteemis võimalik analüüsida andmeid, näha ajalugu ning hallata kasutajaid.

Seis praegu ja kuidas edasi

Toote arendus jätkub ning ideest on välja kasvanud suurettevõtete majasisene tööriist. Sourcify on kasutusele võetud juba mitmetes suurtes logistikafirmades nagu näiteks Röhlig Logistics, DSV Global Transport and Logistics ning Dachser.

Tutvu Sourcify võimalustega aadressil: https://www.sourcify.online/